如果准备发函，或者刚收到这类函件，先别把它当成法院判决，也别把它当成普通催款信。发函方要把专利号、权利人、主张的权利要求、被指产品或行为、处理要求和回复日期写清；收函方则先留好原件和附件，核对这些项目，再决定怎么回。

这类争议属于专利侵权问题，但函件里写了“侵权”两个字，不等于法律结论已经定下。函件本身通常没有法院判决的强制力，却可能成为后续沟通、知悉情况和证据审查中的一份材料，内容不能只靠模板拼接。

一、发函时，至少把七件事写明

第一，写清谁在主张权利。应写明专利权人名称、统一社会信用代码或其他能识别主体的信息；如果由代理人或律师事务所发出，也要说明授权关系和代理范围。权利人变更、共有、许可等情况会影响材料衔接，不能只留下一个模糊的品牌名。

第二，写清是哪件专利。专利号、专利类型、申请日、授权公告日、当前法律状态，能核对的就逐项列出。发明、实用新型和外观设计的保护对象不同，不能拿一种专利的比对方式套另一种。实用新型或外观设计涉及评价报告等材料时，也应说明已有材料和未能取得的部分。

第三，写清主张哪几项权利要求。不能只写“侵犯了我方专利”，却不写权利要求编号。发明或实用新型应把主张的独立项、从属项列出来，必要时把每项技术特征拆成表格；外观设计则应对应授权图片、照片和简要说明。有关专利认定的基本思路，重点也是先找准保护对象，再看被诉方案是否对应。

第四，写清被指的事实。产品名称、型号、网页链接、销售或生产地点、发现时间、购买记录、宣传内容，以及被认为涉及制造、使用、许诺销售、销售或进口的具体行为，都应尽量写准。只写“市场上有仿品”太宽，容易让收函方不知道该改哪一项，也让后续证据无法和主张接上。

第五，写清权利要求和事实怎样对应。比如权利要求中的部件、连接关系、步骤或参数，分别在被指产品的什么位置出现，证据来自样品、图纸、网页还是购买记录。找不到对应材料的地方，可以标成待核实，不要为了让语气更强而把推测写成已经查实。

第六，写清要求是什么。要求停止制造、销售或许诺销售，删除特定页面、保留相关资料、提供销售情况，还是提出许可或赔偿协商，都应分别列明。要求越具体，收函方越知道怎样处理；但函件提出的要求不能替代法院裁判，也不能把尚未核清的数额写成确定债务。

第七，写清回复方式和日期。不要只写“收到后七日内处理”而不说明起算方式、截止日期和回复渠道。日期最好写到年月日，区分工作日还是自然日，并保留发送、签收或送达记录。函件里的回复日期一般不等同于法院诉讼或行政程序的法定期限，双方都不要混在一起。

二、法律依据要和具体主张对上

《专利法》第十一条规定，专利权被授予后，未经许可，为生产经营目的制造、使用、许诺销售、销售、进口专利产品，或者使用专利方法及其直接获得的产品，可能落入专利权控制的实施行为；外观设计对应的行为范围也有规定。写函时要先说清被指的是哪一种行为，不能只引用法律名称。

《专利法》第五十九条把保护范围的判断入口说得很清楚：发明或者实用新型看权利要求的内容，说明书和附图用于解释；外观设计看图片或照片中的设计，简要说明用于解释。翻成人话就是，不能只拿产品名称、宣传语或一个零件作判断，也不能把说明书里没有写进权利要求的内容直接加进去。

《专利法》第七十一条涉及赔偿数额和为制止侵权支出的合理开支。发函方可以提出赔偿协商，但金额应说明计算口径和已有材料；收函方看到一笔报价，也不必把它直接当成已经生效的判决金额。实际损失、侵权获利、许可费、侵权情节和证据情况，都会影响后续判断。

三、收到函件后，先按这个顺序核对

先保存，不要先改现场。把函件正文、信封或电子邮件头、附件、下载时间、页面链接和发送记录一并保存。产品页面、库存、图纸、采购合同、生产记录和销售后台，不要因为看到指控就马上删除或覆盖。若已经下架，也要把操作前后的时间和原因记下来。

再核发函主体。核对专利权人、发函单位、签名盖章、授权文件和送达方式。主体名称对不上、专利号缺位、附件打不开，先把缺口列出来，可以书面要求补充，不要只围绕语气争论。

接着核专利状态。看专利类型、授权文本、当前法律状态、年费和是否存在无效程序等信息。专利证书只说明曾经获得授权，不能单凭证书判断某一时点的全部权利状态；状态有变化时，以可核查的登记和程序材料为准。

最后做逐项比对。把对方主张的权利要求编号单独列出来，再把自己的产品或方法拆成结构、连接、步骤、参数等项目，标明“相同、不同、尚待核实”及证据出处。产品多一个部件，不当然说明不侵权；名称相似，也不当然说明侵权。技术含义拿不准时，不要只看一张宣传图。

四、回复不能只写“我方不侵权”

一份有用的回复，通常要让对方看见你的核对路径。可以按下面的顺序组织：

  1. 确认收悉但不作无条件承认。写明收到日期和函件编号，避免把“收到”写成对事实、责任或金额的认可。
  2. 列出核对对象。说明你核对的是哪件专利、哪一项或哪几项权利要求、哪款产品或哪种行为。对方没有写清的地方，逐项提出补充要求。
  3. 说明事实差异。按照技术特征表写出没有对应的部件、连接关系、步骤或参数，并附上能支持该说法的产品资料。只是说“我们的产品不一样”，通常不够。
  4. 分别处理其他问题。如果涉及专利状态、现有技术、先用权、合法来源或授权链，应当把它们和“不落入保护范围”分开写，避免一段话混成几个理由。
  5. 写清下一步。可以提出补充材料、约定沟通、调整具体页面或保留进一步答复的安排；确实需要时间核验的，说明原因并提出合理的回复日期。

回复里不要随意写“确实使用了对方专利”“愿意赔偿全部损失”这类没有核实过的话，也不要在公开平台发布带有指向性的指责。沟通记录、附件版本和发送凭证都要归档；如果对方已经提交法院材料，法院文书上的答辩、举证等期限要单独核对，不能用函件日期代替。

五、发函和回复各自要留哪些证据

发函方：专利证书、专利登记簿副本或法律状态材料；完整权利要求书、说明书及附图；权利人变更、共有或授权文件；被诉产品样品、网页页面、购买记录和公证材料；逐项技术特征比对表；生产、销售、库存、订单和损失线索；函件正文、附件、送达凭证及回复记录。

收函方：函件原件和完整附件；专利号、权利要求编号及状态查询记录；自己的产品样品、设计图、BOM、软件版本、工艺流程和采购材料；产品页面、销售记录、库存及生产时间线；供应商合同、发票、授权或来源材料；内部研发、试产和上市时间记录；与对方的邮件、函件、平台通知及回复凭证。

电子证据不要只保存一张裁剪后的截图。网页应尽量保留网址、页面上下文、访问时间和主体信息；购买样品要记下购买路径、订单、物流和收货情况；技术资料要保留版本和形成时间。证据的作用不同，不能拿一份专利证书代替侵权事实，也不能拿一张产品主图代替内部结构比对。

六、常见的五个写法和处理误区

  • 只写专利号，不写权利要求。专利号只能定位文件，不能说明具体保护边界。至少要标明主张的权利要求编号和对应事实。
  • 把相似外观直接当成技术侵权。发明、实用新型要看权利要求中的技术内容；外观设计的比对对象又不同。先分清专利类型，再选比对材料。
  • 把函件期限当成法院期限。函件可以提出回复日期，但它不等于传票、起诉状或行政文书上的程序期限。收到正式法律文书时，要按文书来源和记载的日期另行处理。
  • 用一句“马上起诉”代替具体要求。发函方应把希望对方停止的行为、要补交的材料和协商事项写清；收函方也应针对事实和权利要求回应，不能只争论态度。
  • 为了回函而删除资料。页面、样品和记录一旦改变，后续很难还原原状。先留存，再决定下架、改版、停产或继续经营的安排。

七、什么时候该找律师

如果函件只涉及单一页面，事实和专利文本都很清楚，可以先按清单整理材料；但出现以下情形时，最好尽早让专业人员参与：对方同时主张多项独立或从属权利要求；产品内部结构或方法步骤无法从公开页面看出；专利状态、无效程序、先用权或合法来源存在争议；对方要求高额赔偿或限期停止生产；已经收到法院传票、起诉状、保全裁定或平台冻结通知。

这类工作既要看权利要求文字，也要看产品、工艺和交易记录。需要拆解技术方案、制定回复或评估诉讼路径时，可以咨询执业律师，并把函件、专利文件、样品和证据目录一次带齐。

发函或回复的核心，不是把语气写得多重，而是让“哪件专利、哪项权利要求、哪种行为、哪份证据、哪项要求、哪一天回复”彼此对应。最终结论仍要结合专利当前状态、被诉方案的真实内容和证据能否相互印证，单封函件不能代替正式审理；材料不齐或期限临近时，具体案件请咨询执业律师。