这类函件最少要让收函人看懂四件事：是哪一件专利、指向哪一个产品或行为、为什么认为落入保护范围、希望对方在什么日期前做什么。只写一个专利号，再配上“立即停止侵权”的结论，往往不够对方核对，也不利于后续沟通。处理专利侵权争议时，函件应当把权利、事实、比对和要求分开写。
一、发函前先核对权利和对象
专利号不能只从旧材料或网页截图里抄。发函方应核对专利类型、名称、权利人、授权或转让情况，以及目前能查到的法律状态。若发函人不是登记权利人，还要说明代理、许可或其他权利来源，免得收函人连“谁在主张权利”都无法确认。
被指的对象也要写到能落地核对的程度。产品名称、型号、网页链接、店铺名称、销售时间、制造或使用行为，都可以按实际情况列出。只说“贵司产品涉嫌侵权”，没有产品型号或网页位置，收函人很难判断你说的是哪一批货。
二、对比结论不能只写一句“高度相似”
涉及发明或实用新型专利，应列明主张的权利要求项，并按照技术特征说明被指产品对应在哪里。对应不上、需要推定或目前无法从公开材料确认的地方，应当单独标注，不能把推测写成已经查实的结论。
涉及外观设计专利，重点是产品种类、设计图片或照片中的整体视觉效果，以及被指产品的对应图片。两边图片的拍摄角度、比例和遮挡情况会影响判断，单凭一张局部图下结论，风险较高。
法律上的保护范围以权利要求为准；外观设计则要结合图片或照片及产品种类判断。收到一封函，并不等于侵权已经由法院认定。对比材料越具体，双方越容易围绕同一个产品和同一项权利要求沟通，而不是停留在“像不像”的争执上。
三、停止要求和答复日期要写清边界
- 停止什么行为：是停止制造、销售、许诺销售、使用，还是下架某个链接、停止某个型号的出货，应按事实逐项写明。
- 要不要处理库存：如果要求封存、返还或销毁，应说明涉及的批次、数量和交接方式，不要只写“处理全部库存”。
- 是否提出赔偿：主张赔偿时，应说明计算期间、金额依据或协商口径。停止要求和金钱请求可以分别列出，避免收函人误以为只要下架就当然等于承担全部责任。
- 怎样回复：写明具体日期、回复格式、寄送或提交方式和负责接收材料的人。“收到后尽快回复”不算清楚的答复时限。
函中的日期通常是发函方设置的协商期限，不等同于法院送达文书后的答辩期。对方没有按函期回复，也不当然代表已经承认侵权；发函方若准备采取投诉、调解或诉讼，还要按相应程序准备材料。关于函件发出和回复时事实、权利要求、期限怎样写，可以参看律师函发出或回复的写法。
四、收到函后先做四个动作
- 留原件：保存纸质函、快递封套、签收记录、电子邮件原始信息、附件和网页截图，不要只留下转发后的图片。
- 核专利：根据专利号核对权利人、专利类型、权利要求或设计图片，并把对方列出的产品型号逐个对应。查询到的信息只能作为核验起点，不能替代技术比对。
- 留产品证据：把自己的产品图纸、版本记录、采购和生产记录、上架时间、销售页面及修改记录集中保存。不要因为收到函就删链接、改后台或销毁样品，先记录变动前的状态。
- 控制表态：没有完成核对前，不要直接回复“确实侵权”或承诺赔偿，也不要在公开平台发布针对对方的指责。可以先书面确认已收函，并要求对方补充权利证明、比对表和具体要求。
有些函件把多个专利、多个产品和多个店铺放在一起，回复时应拆成清单逐项处理。若已经出现平台限流、下架、扣款或诉讼材料，留存平台通知和处理时间，别只围绕函件措辞争论。
五、常见写法为什么容易出问题
- 只有专利号，没有比对过程：专利号只能指向一项权利，不能自动说明被指产品具备哪些技术特征。
- 只有产品截图，没有来源和时间：图片脱离网页地址、购买记录或时间信息，后面很难说明它对应哪个销售行为。
- 要求过于笼统：“立即停止一切侵权行为”没有对应产品、行为和期限，双方执行时容易产生新的分歧。
- 把函件当成裁判：发函人的判断不等于法院结论。收函人既不宜看到函就承认，也不宜看到对比复杂就直接撕毁材料。
六、证据清单可以这样整理
发函方至少应整理专利证书或登记信息、权利要求书或设计图片、权利人及授权关系材料、被指产品或网页的固定记录、技术或外观比对表、送达凭证，以及停止要求和赔偿主张的计算材料。收函方则要在此基础上加入自己的产品图纸和版本记录、生产采购资料、销售页面、库存与出货记录、收到函件的完整链路。
如果技术特征需要拆机、测试或比对多个版本，单靠业务人员看图片可能会漏掉关键差异。可以先把专利文件、产品资料和函件要求按编号整理，再决定回复范围。需要结合产品结构、设计图片和交易记录判断时，可咨询知识产权律师，但最终处理方式仍要看具体材料和程序进展。
结尾
一封合格的专利争议函件，作用是把权利和争议对象说清楚，给双方留下核对和回复的路径，并不能替代技术比对或司法判断。发函方要避免只凭相似感下结论，收函方也不要因为函件写得强硬就立即承认或毁掉材料。专利类型、产品版本、权利状态和后续程序不同，处理结果可能不一样，具体案件请咨询执业律师。
售前咨询专员
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