刚收到专利侵权警告函，先不要在邮件里承认“确实侵权”，也不要删产品、订单和技术资料。把原函、附件、发送时间和对方要求留下，再核对专利状态、权利要求和被指产品，完成这三项后再书面回复。
一、先判断这封函要解决什么
企业收到函件后，第一步不是马上争辩，而是把对方的主张拆开。至少要看清四件事：
- 对方是谁。核对专利权人、发函主体、代理人身份，以及对方是否说明了授权关系。函件来源、附件和邮件原始信息都要保存。
- 指的是哪一项权利。记下专利号、类型、申请日、授权公告日和当前法律状态。专利是否有效，不能只看函件里的截图，最好到国家知识产权局公开查询渠道核对。
- 指的是哪种行为。对方说的是制造、使用、许诺销售、销售还是进口，发生地点和时间也要列出来。不同动作对应的证据并不一样。
- 要求你做什么。常见要求有停止相关行为、下架、说明库存、赔偿或签署许可。先看对方给出的期限，不要把对方的要求当成已经生效的裁判结论。
企业内部可以先指定一名负责人收口，研发、采购、销售和财务分别提供材料，避免不同员工各自回信、说法互相冲突。这些文件也可按专利侵权专题的思路归档，后续查找会更快。
二、书面答复前，先做一次技术和事实核对
答复不能只写“我们的产品不侵权”。应当拿对方指明的专利权利要求，与实际产品、工艺或销售页面逐项对照，形成一张内部表格：
- 权利要求中的限定。把每一项技术特征、连接关系、步骤顺序或参数范围单独列出。
- 自己的实际方案。对应填写产品图纸、样品、BOM、工艺文件和版本日期，不能只凭研发人员的印象回答。
- 对比结果。标明相同、缺少、不同或仍需核实的部分，并写明每个判断对应的资料来源。
- 时间线。整理研发、采购、生产、上架、出货和收到函件的时间，时间线常常比一段笼统说明更有用。
专利侵权判断要以权利要求为起点，说明书和附图用于理解其中的技术内容。对如何拆解保护范围没有把握，可以先看专利侵权怎么认定，但那篇内容不能替代对本企业样品和文件的逐项核验。
三、书面答复可以按这个顺序写
一封稳妥的回函不必把企业所有经营信息都交出去，重点是回应对方已经提出的事项，并保留进一步核验的空间。通常可分为五段：
- 确认收悉，但不作概括性承认。写明收到日期、函件名称和涉及的专利号，同时说明企业正在核查，不代表承认对方关于侵权、损失或责任的判断。
- 列出目前核实到的事实。只写已经有资料支持的内容，例如某型号是否由本企业生产、何时下架、是否存在库存。尚未查清的部分写“正在核实”，不要猜测。
- 逐项回应技术主张。如果有技术特征缺失、方案不同、产品型号对应错误或专利状态存在疑问，应在回函中指出，并附上必要的对比页，不宜把全部源代码、配方或内部诀窍直接发送。
- 说明证据和后续安排。可以说明已保存相关产品、订单、页面和技术文件；如需进一步沟通，要求对方明确具体权利要求、被指产品、侵权行为和计算依据。
- 保留权利。对专利有效性、侵权判断、损失金额及对方提出的其他要求，保留依法提出抗辩、申请无效或采取其他程序措施的权利。是否使用某一程序，要结合材料再定。
回函最好通过原邮件渠道发送，并用可追踪的方式补送纸质件或电子签收件，保存发送记录、附件版本和对方回执。若函件写了明确期限，应在期限前完成阶段性回复；材料尚未齐全时，也可以先说明正在核验并请求合理的补充时间，但对方是否接受并没有统一答案。
四、收到函后哪些证据要马上固定
证据固定不是把文件堆在一个文件夹里，而是让别人日后能看出材料从哪里来、形成于何时、对应哪项事实。建议分四组保存：
- 函件来源材料：邮件原文、附件原文件、网页链接、发送人信息、快递封套、签收记录和内部流转记录。
- 权利材料：专利证书、权利要求书、说明书、附图、法律状态查询结果、年费缴纳或权利变更信息。
- 产品和交易材料：样品、照片、图纸、版本记录、采购合同、发票、出入库单、订单、销售页面、平台通知和下架记录。
- 答辩材料：技术特征对比表、研发过程文件、公开资料、供应商授权或来源文件、产品销售时间线，以及每份材料的取得方式和保管人。
网页和平台页面要保存完整地址、访问时间、页面截图和可下载的原文件；聊天记录不要只截取中间一句。关键页面可能变化时，可以考虑公证或其他电子数据存证，但最终证明力仍要结合形成过程、内容完整性和对方质证情况判断。
五、四个容易把局面弄复杂的做法
- 一句话认错。“我们确实用了你们的技术，马上处理”可能被对方当作有利材料。没有完成核验前，避免作出超出事实的表态。
- 收到函就删记录。删除页面、订单、聊天或生产文件不能消除过去的事实，还可能让后续说明更被动。应保留原始版本，并记录之后的业务调整。
- 只拿专利证书说话。专利证书只能说明权利文件的一部分情况，侵权判断还要看权利要求和被指方案的对应关系。
- 把全部技术秘密发给对方。答复需要的资料应与争议事项相称。涉及配方、源代码、工艺诀窍的内容，先评估保密风险和披露范围。
六、法律依据用人话理解
《专利法》第六十四条规定，发明和实用新型专利的保护范围以权利要求的内容为准，说明书和附图可以用于解释权利要求。因此，回函的第一根主线是技术特征对照，而不是单看产品名称。
如果被指方案属于现有技术，《专利法》第六十七条允许被控侵权人提出相应证据；如果销售的是不知道未经许可制造并售出的侵权产品，且能够证明合法来源，《专利法》第七十条对赔偿责任另有规定。两类抗辩都有条件，不能只凭“供应商说没问题”或“行业里大家都这么做”下结论。
赔偿问题主要看《专利法》第七十一条规定的计算路径和案件证据。对方在函件中写出的金额不是当然成立，企业应先核对侵权行为、时间范围、销售数据和计算依据，再决定是否谈判或进入诉讼程序。
七、什么时候应尽快找律师
出现以下情况时，单靠业务人员回一封邮件风险较高：对方指向方法专利或多个专利；产品结构和技术参数难以拆解；平台已经限制商品或店铺；对方提出高额赔偿、许可条件或保全要求；企业准备申请专利无效、提起确认不侵权程序，或者已经收到法院材料。
这时应把原函、专利文件、样品、技术对比表和证据目录一次交齐，让律师先判断回应范围、程序节点和保密边界，再决定是继续沟通、调整经营安排还是准备应诉。需要结合具体材料时，可咨询执业律师。函件处理得早，不等于结果已经确定，最后仍要看专利状态、技术比对和证据能否相互印证。
售前咨询专员
回复评论